BAB I
Pendahuluan
Laporan merupakan bentuk komunikasi yang sangat penting bagi kehidupan sehari-hari. Laporan ini bisa dilakukan secara tertulis maupun lisan mengenai hal tertentu sesuai dengan tujuannya. Jenis komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi antara lain adalah surat, memo, laporan, proposal, dan itinerary.
Surat merupakan alat komunikasi dengan organisasi atau orang di luar organisasi. Memo adalah alat komunikasi informal yang melibatkan anggota internal, sekarang memo ini digantikan dengan e-mail. Memo lebih praktis dan hanya menuliskan pokok yang mau disampaikan. Laporan berfungsi untuk menganalisis dan evaluasi semua aktivitas organisasi dan berkaitan dengan pengambilan keputusan. Laporan ini lebih bersifat formal dan disertai dengan data-data yang mendukung. Proposal bertujuan menyediakan metode untuk mengusulkan rencana baru atau masalah yang ada. Pemaparan rencana baru tersebut juga disertai dengan berbagai petimbangan dan data-data untuk mendukung proposal tersebut. Itinerary bertujuan mencatat rencana perjalanan[1].
Pada pembahasan kali ini lebih ditekankan pada pembahasan laporan tertulis. Laporan ini yang secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Penyusunan laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi. Laporan tertulis ini dibuat oleh sekretaris dan ditujukan kepada pimpinan. Maksud dari laporan ini adalah untuk meringankan beban dari pimpinan. Maka penting bagi pegawai administrasi untuk mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan.
BAB II
Pengertian
Menurut pengertian yang umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.
Sedangkan laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan urusan tertentu dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan
Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :
- Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
- Bagi pelaksanaan tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
- Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang jitu
- Bagi petugas organisasi sbg pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.
Sebuah organisasi melakukan komunikasi lisan maupun tulisan secara vertikal maupun horisontal. Komunikasi vertikal dari atas dilakukan oleh pimpinan dengan memberikan tanggungjawab dan wewenang tertentu kepada bawahannya. Sedangkan komunikasi vertikal dari bawah sebagai konsekuensinya dilakukan bawahan kepada atasan. Perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahan wewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab disebut laporan[2].
Laporan mempunyai berbagai fungsi yang saling berkaitan satu sama lain. Manfaatnya antara lain:
1. Sebagai sarana komunikasi vertikal.
Laporan adalah sarana komunikasi atasan dengan bawahan. Pihak bawahan menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan terhadap suatu permasalahan dengan membuat laporan. Sedangkan pimpinan memperoleh data dan informasi kemudian mengolahnya, dikembangkan dan digunakan sebagai pertimbangan pengambilan keputusan serta perencanaan lebih lanjut. Selain itu dapat pimpinan dapat memberikan penilaian terhadap permasalahan dan kinerja bawahannya.
2. Sebagai alat pertanggungjawaban.
Laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap tanggung jawab dan wewenang yang diberikan oleh atasan. Laporan adalah alat paling tepat mempertanggungjawabkan kepercayaan dan wewenang yang diterima bawahan.
3. Memberikan informasi penting.
Laporan berisi informasi faktual, rasional, argumentatif, serta obyektif. Maka laporan sebagai sumber inforasi yang penting dalam pengambilan keputusan manajerial.
4. Sebagai sarana pengambilan keputusan.
Laporan memberikan informasi penting, karena hal tersebut, laporan dapat digunakan sebagai sumber pertimbangan pengambilan kebijakan atau keputusan. Maka pembuatan laporan harus disusun dengan memperhatikan hal-hal seperti tersebut di atas.
Dari manfaat di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan memiliki fungsi: komunikasi, pertanggungjawaban, informasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan.
Syarat kualitas yang harus dipenuhi dalam sebuah laporan manajerial[3]
1. Kecermatan (accuracy).
Laporan manajerial digunakan pimpinan untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu, laporan harus cermat dan sesuai kondisi lapangan.
2. Ketepatan waktu (timeliness).
Faktor waktu merupakan hal penting dalam pengambilan keputusan. Nilai kepentingan laporan akan merosot karena laporan tidak selesai tepat waktu.
3. Kecukupan (adequacy).
Faktor ini berkaitan dengan cakupan masalah dalam laporan. Cakupan masalah kurang mencukupi, maka pemecahan masalah tidak akan tepat.
4. Kesederhanaan (simplicity).
Laporan dapat menyederhanakan permasalahan dan pemecahannya, dengan bahasa yang mudah dimengerti sehingga tidak terjadi kesalahan penafsiran dengan tujuan laporan.
5. Kejelasan (clarity).
Penggunaan bahasa yang jelas dan tepat sehingga memudahkan manajer untuk mengerti tujuan laporan sehingga memudahkan pula untuk pengambilan keputusan.
Demikian pemaparan tentang pengertian dari laporan dan manfaat dari laporan. Pembuatan laporan tidak asal-asalan tetapi juga berdasar syarat kualitas yang sudah disebutkan di atas. Untuk Bab III akan membahas tentang jenis-jenis laporan. Pemaparan jenis laporan ini tergantung kualitas yang digunakan.
BAB III
Jenis Laporan
Setelah pada bab sebelumnya berbicara tentang pengertian dan manfaat laporan maka pada bab ini yang dibicarakan tentang jenis-jenis laporan. Terdapat berbagai macam laporan yang semuanya tergantung pada kualifikasi yang digunakan.[4]
1. Berdasarkan waktu penyampaian ada dua hal yaitu laporan rutin dan laporan incidental.
→ Laporan rutin adalah laporan yang dibuat secara rutin menurut waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan atau triwulan. Biasanya berupa informasi dengan pelaksanaan aktivitas pada satuan organisasi tertentu.
→ Laporan incidental merupakan laporan yang dibuat dengan waktu yang tidak terjadwal tetap.
2. Berdasarkan cara penyampaian dibedakan menjadi 3 hal yaitu laporan lisan, laporan tertulis dan laporan visual.
→ Laporan lisan dilakukan dengan lisan atau lewat telefon. Laporan ini lebih bersifat hal-hal yang praktis informatif dan singkat.
→ Laporan tertulis dilakukan dengan membuat laporan ditulis dan dengan disertai data-data yang mendukung. Laporan ini bisa digunakan untuk laporan formal dan informal. Harapan dengan laporan ini adalah informasi yang disajikan lebih terstruktur dengan analisis mendalam.
→ Laporan visual merupakan laporan dengan menggunakan gambar entah lukisan, foto, film, slide dan lain-lain. Laporan ini biasa ditemukan pada berita di televisi atau film dokumentasi.
3. Berdasarkan bentuk dapat diklasifikasikan dalam 3 bentuk laporan yaitu :
→ Berbentuk surat dan hanya berisi point tertentu saja,
→ Berbentuk formulir dengan bentuk dan format yang tetap. Laporan bentuk ini dipakai untuk laporan yang bersifat rutin.
→ Berbetuk karangan atau naskah. Laporan ini untuk kepentingan formal misalnya skripsi, thesis, disertasi dan feasibility study.
4. Berdasarkan sifat penyajian dapat diklasifikasikan dalam 2 sifat yaitu laporan informal dan laporan formal.
→ Laporan informal biasanya diwujudkan dalam bentuk e-mail, memo, atau surat dengan tidak mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya, dan sering tidak disertai dokumen yang mendukung materi laporan.
→ Laporan formal dibuat dengan analitis, dengan aturan resmi dan dokumen resmi. Pembuatan data harus sesuai dengan yang sebenarnya karena kesalahan data dapat berdampak pada kesalahan kesimpulan atau rekomendasi. Subyektifitas pembuat laporan tidak boleh dimasukkan agar laporan tetap bersifat benar dan obyektif.
5. Berdasarkan maksudnya, laporan dapat dibedakan atas ada tidaknya tingkat analisis dalam laporan. Hal itu dibagi dalam laporan informatif, laporan rekomendasi, laporan pertanggungjawaban, laporan analitis, laporan perkembangan dan laporan studi kelayakan.
→ Laporan informatif
Adalah laporan yang bersifat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pelapor tidak diharuskan memberikan analisis atau rekomendasi terhadap informasi yang dilaporkan.
→ Laporan rekomendasi
Adalah laporan yang berisi informasi yang menyatakan pendapat si pelapor berupa penilaian atau tindak lanjut dari penilaian terhadap sesuatu hal secara sekilas.
→ Laporan pertanggungjawaban
Adalah laporan kepada atasan yang berisi mengenai laporan kinerja kegiatan tertentu yang meliputi proses, keberhasilan atau kegagalan, faktor penghambat dan pendukungnya.
→ Laporan analitis
Berisi selain informasi juga memberikan sumbangan pemikiran terhadap pimpinan berdasarkan analisis yang mendalam.
→ Laporan perkembangan
Berisi laporan kemajuan pelaksanaan suatu program atau kegiatan. Laporan ini juga berupa evaluasi pelaksanaan suatu program dan mengetahui sejauh mana kegiatan sudah terlaksana dan dampak yang dikehendaki dan tidak dikehendaki untuk perencanaan selanjutnya.
→ Laporan studi kelayakan
Dibuat berdasar adanya permasalahan khusus dan pemecahannya. Laporan ini menganalisis secara mendalam guna pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Isinya juga disajikan alternatif solusi dan kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai alternatif.
Sedangkan menurut Littlefield laporan manajerial dapat dibedakan menjadi :
- Menurut tujuannya:
a. Laporan Perencanaan
b. Laporan Pengendalian
- Menurut waktunya :
a. Laporan berkala
b. Laporan khusus
- Menurut gaya tulis:
a. Laporan resmi
b. Laporan tak resmi
Demikian pemaparan tentang macam-macam jenis laporan berdasaran kualitas yang digunakan. Laporan manajerial dibuat tidak dengan sembarangan. Dalam laporan tersebut berisi beberapa hal yang harus ada. Hal tersebut akan dibahas pada Bab IV yang membahas tentang sistematika laporan dan tata cara penyusunan laporan.
BAB IV
Sistematika Laporan & Tata Cara Penyusunan Laporan
1. Sistematika Laporan
Secara umum, laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu pendahuluan, isi laporan dan pembahasan, serta penutup atau kesimpulan. Sistematika laporan adalah sebagai berikut:
a. Pendahuluan.
Pendahuluan memuat latar belakang masalah dan rumusan masalah, tujuan penulisan laporan, ruang lingkup dan sistematika laporan. Dalam tujuan penulisan ini harus berkaitan dengan permasalahan yang akan dibahas.
b. Isi Laporan dan Pembahasan
Isi laporan sering disebut tubuh laporan atau isi utama laporan. Isi laporan ditentukan masalah, maksud atau tujuan laporan. Isi laporan pada tiap-tiap laporan berbeda-beda. Isi laporan informasi berupa informasi tertentu yang mengacu permasalahan, sedang isi laporan analisis atau laporan studi kelayakan berisi informasi didukung data yang valid dan terpercaya untuk rekomendasi yang diberikan.
Sebuah laporan bisa berisi analisis bisa tidak ada. Apabila dalam laporan terdapat analisis maka pelapor melakukan pemaknaan terhadap informasi atau data yang dideskripsikan. Penilaian didasarkan dan didukung data yang akurat dan argument yang kuat. Itu bermaksud agar rekomendasi yang diberikan dapat dipercaya. Hasil proses analisis adalah kesimpulan.
c. Penutup
Bagian penutup adalah bagian akhir dari laporan yang tidak mengandung analisis. Jika suatu laporan mengandung analisis, bagian akhir laporan akan berupa kesimpulan yang berisi penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang berhasil, untung atau rugi atau gabungan dari kesemuanya itu. Pelapor dapat memberikan kesimpulan jika dia melakukan analisis. Bila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan, maka harus memberikan solusi pemecahan (saran) yang jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa konsekuensinya.
2. Tata Cara Penyusunan Laporan
Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya maka tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses pengumpulan data, kemudian kerangka laporan dan diakhiri dengan tahap penulisan laporan itu sendiri.
Setiap laporan yang jelas dan efektif biasanya tersusun berdasarkan suatu kerangka tertentu. Kerangka laporan bisa bermacam-macam. Di bawah ini contoh kerangka laporan :
1. Ringkasan hasil-hasil penemuan.
2. Metodologi, yakni penyelidikan yang menghasilkan laporan.
3. Hasil-hasil terperinci.
4. Lampiran, yaitu bahan pendukung laporan.
Urutan lengkap sebuah laporan formal terdiri dari beberapa bagian, yaitu :
|
 | |
 | |
 | |
 | |
 |
 |
Flowchart Tata Cara Penyusunan Laporan | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
 | |||||||||
3. Kelebihan dan Kekurangan Laporan Tertulis dan tidak tertulis
a. Laporan tertulis
ü Kelebihan :
Ø Data lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan karena memiliki bukti tertulis.
Ø Lebih mudah dikoreksi perbagian sesuai dengan koreksi yang dibutuhkan tanpa harus mengubah seluruh laporan.
ü Kekurangan :
Ø Membutuhkan lebih banyak waktu dan proses karena harus melakukan analisa secara mendetail.
b. Laporan tidak tertulis (Lisan)
ü Kelebihan :
Ø Tidak membutuhkan waktu lama
Ø Tidak perlu repot menganalisis masalah secara mendetail.
ü Kekurangan :
Ø Laporan tidak dapat dipertanggungjawabkan karena tidak tertulis.
Ø Kemungkinan laporan harus dilakukan secara berulang-ulang karena pimpinan lupa pokok laporan yang disampaikan.
BAB V
Penutup
Telah diuraikan di atas berbagai hal berkaitan dengan laporan manajerial. Laporan ini sangat penting bagi pegawai administrasi. Pegawai administrasi harus mengetahui dan memahami hal yang berkaitan dengan penyusunan laporan. Laporan yang memiliki fungsi: komunikasi, pertanggungjawaban, informasi, pengawasan, dan pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi.
Laporan Manajerial yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat mengenai mutu sebagai berikut :
- Kecermatan
- Ketepatan waktu
- Kemadaian
- Kesederhanaan
- Kejelasan
Jika kelima hal tersebut terdapat dalam laporan yang dibuat maka akan memudahkan bagi :
- Organisasi → memberikan gambaran menyeluruh bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
- Bagi pelaksanaan tugas → dapat menunjukan sesuatu yang perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi
- Bagi manajer → dapat menyediakan berbagai data untuk membuat keputusan dan tindakan selanjutnya yang tepat sasaran.
- Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana → dapat menjadi sarana untuk menyampaikan ksimpulan penting dan menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.
Laporan manajerial menjadi hal yang penting dan harus diketahui dengan seksama. Isi laporan ditentukan, masalah, maksud atau tujuan laporan. Sebuah organisasi akan berkembang baik bila memiliki laporan manajerial yang baik pula. Demikian pemaparan yang dapat kami sampaikan. Laporan manajerial ini kami sarikan dari Laporan Manajerial Bab 12.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar