Makalah Komunikasi Bisnis 2

BAB I

PENDAHULUAN

Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.

Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik suatu organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil dan begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi organisasi dapat macet dan berantakan.

Misalnya bila dalan suatu sekolah kepala sekolah tidak memberi informasi kepada guru-guru mengenai kapan sekolah dimulai sesudah libur semester dan apa bidang studi yang harus diajarkan oleh masing-masing guru, maka besar kemungkinannya guru tidak datang mengajar. Akibatnya, murid-murid tidak belajar. Hal ini menjadikan sekolah tidak berfungsi sebagaimana mestinya.

Dari contoh diatas kelihatan, bahwa dengan kelupaan memberi informasi saja sudah memberikan efek yang lebih besar bagi sekolah. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya. Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu, para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka.

Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.

Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.

     

Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB II

MASALAH DAN PEMBAHASAN

A.    Masalah

Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.  Masalah-masalah  tersebut antara lain :

1.      Masalah dalam mengembangkan pesan

2.      Masalah dalam menyampaikan pesan

3.      Masalah dalam menafsirkan pesan

B.     Pembahasan

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1.      Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati, gunakan alat bantu seperti video atau gambar agar isi pesan lebih mudah di mengerti.

2.      Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi, jika pesan disampaikan secara langsung (tatap muka) usahakan keadaan lingkungan aman dan tenang sehingga penyampain pesan jelas tanpa gangguan.

3.      Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan, tanyakan kembali kepada si penerima pesan apakah pesan telah dimengerti dan dipahami, jelaskan kembali dengan lebih detail jika pesan belum diterima dengan baik oleh si penerima pesan.

Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :

1. Menulis,
2. Membaca,
3. Berbicara, dan
4. Mendengar.

Persentase penggunaan saluran komunikasi adalah sebagai berikut :

- Menulis (writing): 9%

- Mendengarkan (listening): 45%

- Membaca (reading) : 16%

- Berbicara (speaking) : 30%

Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.

Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :

1. Mampu membuat pesan dipahami.

2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.

3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

      Selain itu agar  dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :

1. Empati,

2. Pembicara yang sederajat,

3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

      Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan  secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal  sebagai berikut :

1. Mempercepat Penyelesaian Masalah.
2. Memperkuat Pengambilan Keputusan.
3. Meningkatkan Profesionalisme.
4. Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
5. Meningkatkan Produktivitasdan memperkuat hubungan Bisnis.

Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.

 --------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAB III

PENUTUP

Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa  berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).

      Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima  pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para manajer merasa senang dan puas, begitu juga para karyawan. 

Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.

Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting.

========== @@@@@ ==========

K3 Perkantoran

Ada beberapa hal penting yang harus mendapatkan perhatian sehubungan dengan pelaksanaan K3 perkantoran, yang pada dasarnya harus memperhatikan 2 (dua) hal yaitu indoor dan outdoor, yang kalau diurai seperti dibawah ini :

1. Konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanaannya.
2. Jaringan elektrik dan komunikasi.
3. Kualitas udara.
4. Kualitas pencahayaan.
5. Kebisingan.
6. Display unit (tata ruang dan alat).
7. Hygiene dan sanitasi.
8. Psikososial.
9. Pemeliharaan.
10. Penggunaan Komputer.

PERMASALAHAN K3 PERKANTORAN DAN REKOMENDASI

Konstruksi gedung :

1.      Disain arsitektur (aspek K3 diperhatikan mulai dari tahap perencanaan).

2.      Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.

3.      Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.

4.      Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).

Kualitas Udara :

1.      Kontrol terhadap temperatur ruang dengan memasang termometer ruangan.

2.      Kontrol terhadap polusi

3.      Pemasangan “Exhaust Fan” (perlindungan terhadap kelembaban udara).

4.      Pemasangan stiker, poster “dilarang merokok”.

5.      Sistim ventilasi dan pengaturan suhu udara dalam ruang (lokasi udara masuk, ekstraksi udara, filtrasi, pembersihan dan pemeliharaan secara berkala filter AC) minimal setahun sekali, kontrol mikrobiologi serta distribusi udara untuk pencegahan penyakit “Legionairre Diseases “.

6.      Kontrol terhadap linkungan (kontrol di dalam/diluar kantor).

7.      Misalnya untuk indoor: penumpukan barang-barang bekas yang menimbulkan debu, bau dll.

8.      Outdoor: disain dan konstruksi tempat sampah yang memenuhi syarat kesehatan dan keselamatan, dll.

9.      Perencanaan jendela sehubungan dengan pergantian udara jika AC mati.

10.  Pemasangan fan di dalam lift.

Kualitas Pencahayaan (penting mengenali jenis cahaya) :

1.      Mengembangkan sistim pencahayaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk membantu menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. (secara berkala diukur dengan Luxs Meter)

2.      Membantu penampilan visual melalui kesesuaian warna, dekorasi dll.

3.      Menegembangkan lingkungan visual yang tepat untuk kerja dengan kombinasi cahaya (agar tidak terlalu cepat terjadinya kelelahan mata).

4.      Perencanaan jendela sehubungan dengan pencahayaan dalam ruang.

5.      Penggunaan tirai untuk pengaturan cahaya dengan memperhatikan warna yang digunakan.

6.      Penggunaan lampu emergensi (emergency lamp) di setiap tangga.

Jaringan elektrik dan komunikasi (penting agar bahaya dapat dikenali) :

Internal

• * Over voltage

• * Hubungan pendek

• * Induksi

• * Arus berlebih

• * Korosif kabel

• * Kebocoran instalasi

• * Campuran gas eksplosif

Eksternal

• * Faktor mekanik.

• * Faktor fisik dan kimia.

• * Angin dan pencahayaan (cuaca)

• * Binatang pengerat bisa menyebabkan kerusakan sehingga terjadi hubungan pendek.

• * Manusia yang lengah terhadap risiko dan SOP.

• * Bencana alam atau buatan manusia.

Rekomendasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

1.      Penggunaan central stabilizer untuk menghindari over/under voltage.

2.      Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.

3.      Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.

4.      Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.

Kontrol terhadap kebisingan :

• Idealnya ruang rapat dilengkapi dengan dinding kedap suara.

• Di depan pintu ruang rapat diberi tanda ” harap tenang, ada rapat “.

• Dinding isolator khusus untuk ruang genset.

• Hak-hal lainnya sudah termasuk dalam perencanaan konstruksi gedung dan tata ruang.

Display unit (tata ruang dan letak) :

Petunjuk disain interior supaya dapat bekerja fleksibel, fit, luas untuk perubahan

posisi, pemeliharaan dan adaptasi.

• Konsep disain dan dan letak furniture (1 orang/2 m?).

• Ratio ruang pekerja dan alat kerja mulai dari tahap perencanaan.

• Perhatikan adanya bahaya radiasi, daerah gelombang elektromagnetik.

• Ergonomik aspek antara manusia dengan lingkungan kerjanya.

• Tempat untuk istirahat dan shalat.

• Pantry dilengkapi dengan lemari dapur.

• Ruang tempat penampungan arsip sementara.

• Workshop station (bengkel kerja).

Hygiene dan Sanitasi :

Ruang kerja

• Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.
• Secara periodik peralatan/penunjang kerja perlu di up grade.

Toilet/Kamar mandi

• Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.
• Membuat petunjuk-petunjuk mengenai penggunaan closet duduk, larangan berupa gambar dll.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.

Kantin

• Memperhatikan personal hygiene bagi pramusaji (penggunaan tutup kepala, celemek, sarung tangan dll).
• Penyediaan air mengalir dan sabun cair.
• Lantai tetap terpelihara.
• Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang. Pengolahannya tidak menggunakan minyak goreng secara berulang.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Secara umum di setiap unit kerja dibuat poster yang berhubungan dengan pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.

Psikososial

Petugas keamanan ditiap lantai.

Reporting system (komunikasi) ke satuan pengamanan.

Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh :

1. Budaya nrimo.

2. Sistem pelaporan macet.

4. Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.

• Semua hal diatas dapat diatasi melalui pembinaan mental dan spiritual secara berkala minimal sebulan sekali.

• Penegakan disiplin ditempat kerja.

• Olah raga di tempat kerja, sebelum memulai kerja.

• Menggalakkan olah raga setiap jumat.

Pemeliharaan

• Melakukan walk through survey tiap bulan/triwulan atau semester, dengan memperhitungkan risiko berdasarkan faktor-faktor konsekuensi, pajanan dan kemungkinan terjadinya.

• Melakukan corrective action apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.

• Pelatihan tanggap darurat secara periodik bagi pegawai.

• Pelatihan investigasi terhadap kemungkinan bahaya bom/kebakaran/demostrasi/ bencana alam serta Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) bagi satuan pengaman.

Aspek K3 perkantoran (tentang penggunaan komputer)

• Pergunakan komputer secara sehat, benar dan nyaman :

• Hal-hal yang harus diperhatikan :

• Memanfaatkan kesepuluh jari.

• Istirahatkan mata dengan melihat kejauhan setiap 15-20 menit.

• Istirahat 5-10 menit tiap satu jam kerja.

• Lakukan peregangan.

• Sudut lampu 45 derajat.

• Hindari cahaya yang menyilaukan, cahaya datang harus dari belakang.

• Sudut pandang 15 derajat, jarak layar dengan mata 30 – 50 cm.

• Kursi ergonomis (adjusted chair).

• Jarak meja dengan paha 20 cm

• Senam waktu istirahat.

Rekomendasi untuk Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

• Perlu membuat leaflet/poster yang berhubungan dengan penggunaan computer disetiap unit kerja.

• Mengusulkan pada Pusat Promosi Kesehatan untuk membuat poster/leaflet.

• Penggunaan komputer yang bebas radiasi (Liquor Crystal Display).

Dalam pelaksanaan K3 perkantoran perlu memperhatikan 2(dua) hal penting yakni indoor dan outdoor. Baik perhatian terhadap konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanannya maupun terhadap jaringan elektrik dan komunikasi, kualitas udara, kualitas pencahayaan, kebisingan, display unit (tata ruang dan alat), hygiene dan sanitasi, psikososial, pemeliharaan maupun aspek lain mengenai penggunaan komputer.

Tenaga kerja mempunyai hak untuk dibina sebagaimana termaktub dalam pasal 9 UU No.1 Tahun 1970 Tentang Keselamatan Kerja, sebagai berikut;

1.   Pengurus diwajibkan menunjukkan dan menjelaskan pada tiap tenaga kerja baru tentang :

• Kondisi-kondisi dan bahaya-bahaya serta yang dapat timbul dalam tempat kerja;
• Semua pengamanan dan alat-alat perlindungan yang diharuskan dalam tempat kerja;
• Alat-alat perlindungan diri bagi tenaga kerja yang bersangkutan;
• Cara-cara dan sikap yang aman dalam melaksanakan pekerjaannya.

2.    Pengurus hanya dapat mempekerjakan tenaga kerja yang bersangkutan setelah ia yakin bahwa tenaga kerja tersebut telah memahami syarat-syarat tersebut di atas.

1. Pengurus diwajibkan menyelenggarakan pembinaan bagi semua tenaga kerja yang berada di bawah pimpinannya, dalam pencegahan kecelakaan dan pemberantasan kebakaran serta peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja, pula dalam pemberian pertolongan pertama pada kecelakaan.

Pasal 12

Dengan peraturan perundangan diatur kewajiban dan atau hak tenaga kerja untuk: a. Memberikan keterangan yang benar bila diminta oleh pegawai pengawas dan atau keselamatan kerja; b. Memakai alat perlindungan diri yang diwajibkan; c. Memenuhi dan mentaati semua syarat-syarat keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan; d.Meminta pada Pengurus agar dilaksanakan semua syarat keselamatan dan kesehatan kerja yang diwajibkan; e. Menyatakan keberatan kerja pada pekerjaan dimana syarat kesehatan dan keselamatan kerja serta alat-alat perlindungan diri yang diwajibkan diragukan olehnya kecuali dalam hal-hal khususditentukan lain oleh pegawai pengawas dalam batas-batas yang masih dapat dipertanggung jawabkan.

• Hak pesongon terhadap buruh sebagaimana termaktub dalam UU No.13 Tahun 2003, sebenarnya termasuk program jaminan sosial yang menjadi hak tenaga kerja. Karena itu, mestinya dimasukkan dalam penyelenggaraan program jaminan sosial lainnya, sebagaimana termaktub dalam UU 40 tahun 2004, yaitu ;

1. Jaminan Kesehatan (JK)
2. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)
3. Jaminan Hari Tua (JHT)
4. Jaminan Pensiun (JP) dan,
5. Jaminan Kematian (JKM)

Pasal  173

1. Pemerintah melakukan pembinaan terhadap unsur-unsur dan kegiatan yang berhubungan dengan ketenagakerjaan.
2. Pembinaan sebagaimana  dimaksud dalam ayat (1), dapat mengikut sertakan organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh, dan organisasi profesi terkait
3. Pembinaan sebagaimana di maksud dalam ayat (1), dan ayat (2), dilaksanakan secara terpadu dan terkoordinasi.

Pasal  174

Dalam rangka pembinaan ketenagakerjaan, pemerintah, organisasi pengusaha, serikat pekerja/serikat buruh dan organisasi profesi terkait dapat melakukan kerjasama internasional dibidang ketenagakerjaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Pasal  175

1. Pemerintah dapat memberikan penghargaan kepada orang atau lembaga yang telah berjasa dalam pembinaan ketenagakerjaan.
2. Penghargaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dapat diberikan dalam bentuk piagam, uang, dan/atau bentuk lainnya.

Maka selayaknya memperoleh perhatian dari pemerintah tentang formulasi UU ketenaga kerjaan, antara lain adalah:

1. Tetap menjamin hak – hak tenaga kerja, khususnya besaran pesangonnya, sesuai dengan UU No 13 Tahun 2004.
2. Diselenggarakan melalui prinsip – prinsip program Jamiman Sosial, antara lain sifat not for profit, single – provider dan (mestinya) diintegrasikan dengan program jaminan sosial lainnya. hal ini diperlukan, agar ada integrasi, tidak sepotong – potong, sehingga beban iuran akan lebih besar. Adanya pikiran – pikiran untuk membuka peluang multi – providers, apalagi membuka peluang perusahaan asuransi swasta untuk terlibat, selayaknya di tinggalkan , demi manfaat, efisiensi dan kelangsungan program itu.
3. Terkait dengan masa transisi UU No 40 Tahun 2004, akan sangat ideal, apabila semua itu diintergrasikan pendekatannya, sehingga menjamin penyelenggaraan program jaminan sosial yang terintegrasi dan komprehensif, adil dan merata. Dengan demikian kelangusungan hidupnya lebih terjamin.